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導讀：根據AMT（制造技術協會）的研究，在那些ERP項目上線不成功或者上線后掉線的案例中，有高達70％的項目都有一個共同的直接原因，那就是在數據上出了問題。
有人這樣說，ERP不難，只是很繁。這里所說的繁，指的就是整理ERP基礎數據的過程。整理ERP基礎數據的確很繁瑣，這個過程并不比ERP上線輕松，但它并不難，只要堅持，就一定能夠實現。ERP項目實施成功靠的是三分技術，七分管理，十二分數據。可見，ERP系統中基礎數據整理的重要性。
什么是基礎數據？
制造業ERP系統的基礎數據量大面廣，涵蓋了企業中所有可見信息和不可見信息。
可見信息：物料基本信息，產品結構數據，會計科目，供應商客戶信息，部門、工廠、倉庫、車間信息等等，這些信息在手工作業中也會用到。
不可見信息：單據類型、倉庫性質、計劃參數等，這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的，它們會影響到系統計算。
數據的正確性是最重要的，ERP系統就是根據這些基礎數據，按照內部邏輯經過運算形成各種報告報表，供管理者掌握生產經營狀況，從而進行分析和決策的。如果其中任何一個數據與實際不符，計劃結果就將沒有任何指導意義。
基礎數據整理的工作重點
ERP的主要作用就是對企業信息的整合，而信息的載體和表達都要通過數據完成。基礎數據是許多程序正確運行的基礎，如物料計劃和生產計劃就是根據物料文件設定的提前期、庫存量、BOM結構等計算得到的。
基礎數據整理工作很繁雜，沒有捷徑，但有方法。對于新上制造業ERP系統的企業，在千頭萬緒的工作中，如果能夠抓住編碼這一主線，把握好物料主文件、物料清單（BOM）和庫存數據三個重點，就可以提綱挈領、一以貫之。
基礎數據整理實施過程頭緒多、工作量大、耗時長、涉及面廣、也最容易出錯。
為了幫助企業更有效地實施ERP，我們來學習一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎數據準備。
確定工作范圍
首先根據ERP項目范圍確定哪些數據需要準備，然后確定參與部門和人員配備，進而確定工作計劃，切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做，必須對此項工作的艱難程度有充分的認識。工作計劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。
建立必要的編碼原則
ERP軟件對數據的管理是通過編碼實現的，編碼可以對數據進行唯一的標識，并且貫穿以后的查詢和應用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數據確定了數據庫可以識別的唯一標識方法。
另外，編碼原則的制定屬于企業級標準的建立，尤其對于量大的基礎數據（如物料主文件的編碼）必須由多個部門共同確定方案。
建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數據會在其他基礎數據中被引用，并且數據量不大，可以利用較少的時間和人力完成。如果整理其他數據的時候發現缺少公用信息再補的話，整體效率和進度會大打折扣。
BOM結構的確定
如果企業應用生產系統、計劃或產品研發模塊，BOM就是必須的基礎數據。這里首先應該明確原料到半成品、半成品到產品的級次關系，這步工作的難點是半成品設定的問題。如果半成品設定層次少或層次不設定，今后的統計分析就不能細化；如果半成品設定多，就會大大增加數據量。
如果遇到下列情況，那么半成品要設置編碼管理：對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售后服務，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統，BOM 每多一層，相應增加BOM數據量的同時還會增加物料信息的數據量。
收集第一手資料，將原來的離散數據從不同部門集中
在這些離散數據中，僅物料基本信息一項，字段就包括生產、采購、銷售、庫存、財務的信息。在這步中，應利用統一格式的表格在各個部門間交叉流轉，讓各部門將與自己相關的數據填入表格，完成后傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。
為了保證工期，可以讓不同部門同時開始，然后交叉傳遞，或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時，將每張發出的表格統一編號（唯一），并在部門間交接時作好記錄，這樣不僅可以控制進度，還能避免數據丟失。
數據檢查
（1）完整性檢查：完整性即記錄數量是否完整。可以請企業中有經驗的人員復查或計算一下總數，將其和歷史數據比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會造成系統的不穩定，如物料的提前期、默認倉庫等。
（2）正確性檢查：可以由企業自己根據需要制定檢查原則。有些錯誤如會計科目是資產類型的，但是因為人為錯誤輸入成負債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統上線前必須發現并改正。
（3）唯一性檢查：數據的唯一性應該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個編碼，如果以后錄入系統，成熟的ERP軟件會提示編碼已經存在，并拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼的現象也必須杜絕，這種錯誤ERP軟件是發現不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會發生多個賬務錯誤。
將數據錄入軟件系統
錄入前應該將基礎數據原始檔案歸檔，對于以電子文檔保存的數據，應該將數據備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本，如果是打印的紙介質，應該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。
通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導入這兩種。這些方法各有利弊。
（1）所有軟件都提供錄入界面，可以調集人員將數據逐條錄入，或者利用軟件的復制功能復制類似的數據，然后進行關鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件會在錄入的同時自動查錯，大多數前期未查出的錯誤可以在錄入時被系統提示并禁止錄入，由此保證數據的準確性。
這種方法的缺點是工作量大，完成時間和記錄條數是倍數的關系。如果數據量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。
（2）可以采用直接導入數據庫的方法，這樣做的優點是效率高，完成時間與數據表個數成倍數關系。
缺點是隱含錯誤多，不易檢查，如果采用此方法，應該在前面的檢查工作中設定嚴格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對重要字段要逐個檢查，這項工作可以利用各種軟件技術輔助人工進行。
（3）另外一種方法結合了以上兩種方法的優點。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界面錄入的差錯功能，同時和數據導入相比，不需要人工干預，可以一天24小時的工作，速度也是很高的。
系統核檢
完成錄入工作后必須再次檢查，利用軟件程序測試數據，例如將數據庫備份成一個新的數據庫，將企業常用的流程在新數據庫中做一遍，通過檢查結果的正確性來驗證基礎數據的正確性。
ERP基礎數據準備這項工作的重點不是在數據本身，嚴密的計劃和合理的組織才是完成這項艱巨工作的最好手段。
基礎數據整理是個艱苦細致的工作，數據質量的提高是漸進和求精的過程。
實施ERP項目的制造企業一定要高度重視基礎數據的整理，如果基礎數據達到了及時性、準確性和完整性的要求，系統切換上線只是水到渠成，ERP發揮效益也將近在咫尺。
